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科技不只打破地理疆界,更将改变职场样貌

科技不只打破地理疆界,更将改变职场样貌

你是不是嚮往能不用通勤到办公室,能在家里同时让生活与工作取得平衡,拥有更好的工作心情呢?在创造力当道的现代,远距工作已经成为许多人嚮往的模式。可是远距工作,却也造成许多意想不到的沟通问题。该如何在远距工作时能让分散各地的团队成员沟通与合作,成了最大的挑战。

团队在远距工作的沟通困境,主要可以归类为三大项:设备控制与连线品质、会议记录与资料交换,以及除了影音之外的互动沟通。这是思科看到的需求,于是发展出思科 Cisco WebEx 视讯会议软体,提供远距工作者解决方案。

远距工作崛起,然远距沟通问题隐而未现

50 年代后期,北美地区许多人口逐渐从市中心迁往郊区,为免于通勤之苦,许多企业开始让员工採用「远距工作」模式。发展至今超过半世纪,随着进入云端、行动办公时代,远距工作不仅解决通勤难题,也因应「协作」趋势,成为外勤工作者、跨国工作者们职场上的得力助手。

科技不只打破地理疆界,更将改变职场样貌

然而,远距工作仍有些隐而未现的问题,其中,「远距沟通」是最关键的挑战。

远距工作时,员工分散各地,企业内部资讯部门无法即时支援,若进行视讯会议时,每个人家中设备或网路连线有差异,无法即时沟通,恐影响团队工作效率。此外,传统视讯会议或电话会议,总是从「拨号」开始,在确认参与者有没有到齐前,往往就会花费一段时间。

随着行动办公趋势崛起,行动装置已经成为不少外勤人员的标準配备,如果视讯会议无法支援行动装置,外勤人员将难以弹性即时参与、即时回报情况。

另外,在脑力激荡的会议过程中,用「心智图」记录讨论内容,是近年极受欢迎的会议记录模式;但传统印象中,科技产品总是比较难随手绘图,或多或少限制了会议参与者在想法、创意上的展现。

由于远距工作兴起于通勤、外勤、跨国工作背景,因此,要解决远距沟通问题,不能只靠硬体的更新,必须结合 AI 人工智慧技术,藉由打造智慧会议助手,解决远距沟通难题。

人工智慧职场时代将来临

未来十年,AI 人工智慧和机器学习将改变现有的会议商务模式,而 AI 人工智慧在会议的发展,将经历五个阶段。

在第一阶段,AI 人工智慧虽然词彙有限,但可听懂「命令与控制」,帮我们拨打複杂的会议号码,让「参加会议」变成一件简单事;第二阶段,AI 人 工智慧可理解人类讲话的「自然语言」,了解目前会议进行状态,自动帮会议参与者发送邮件、档案等。

进入第三阶段,AI 人工智慧已经具备「理解语义和专业知识」能力,可以倾听会议内容,从语言中分析人类说话的意图;会议结束后,也会帮参与者分析会议重点。到了第四阶段,AI 人工智慧已经可以全方面理解人类的非语言交流,听懂会议中各种任务指派,帮参与者在会后进行合作、完成任务,成为名符其实的「智慧团队成员」。

最后的第五阶段,AI 人工智慧将跳脱单一会议团队,成为凝聚不同团队、具备企业战略智慧的「机器人老闆」。此时,AI 人工智慧将意识到公司发展的目标,不只能理解单一会议内容,也能挖掘电子邮件或聊天等社交网络数据,甚至分析公司员工个人技能,透过掌握团队中的人际关係,改善公司业绩。

市面上多数人工智慧会议系统,通常只进展到第二阶段,而思科 Cisco 已经朝第三阶段迈进。为了解决远距沟通难题,思科 Cisco WebEx 视讯会议软体结合 AI 人工智慧和机器学习,可进行语音识别、理解自然语言、答覆问题、管理对话等,也可透过人脸识别,确认身份、统计会议参与人数、发言者跟蹤,以及抑制噪音。

科技,终将回归人与人的沟通

视讯会议,是远距工作重要的沟通协作桥樑,若科技能降低远距沟通门槛,则能打破沟通的地理疆界,无限延伸我们的想像力和创造力。

思科 Cisco WebEx 视讯会议软体期望透过 AI 人工智慧,打造一个全新型态的会议室,让协作过程更简单。参与会议者不需要拨号,可以一键入会,透过语音轻鬆控制会议的开始和结束,彷彿拥有一个  AI 人工智慧会议助手。而在行动办公趋势下,无论参与者在何时何地、拿着何种设备,都可以保持会议同步。

会议期间,参与者的想法也不再受限于白板上,可在智慧会议白板的萤幕上,直接描绘图像、记录会议内容;当会议结束,所有内容也都将自动存储在云端上,让协作成为一个更轻鬆的过程。

为提升视觉,思科 Cisco WebEx 也正在发展 AR、VR 技术,未来会议参与者更可以在虚拟电子白板上进行互动、沟通,强化现实和远端协作者的参与感。

AI 人工智慧可降低沟通门槛,让「协作」不因外部科技问题影响,帮会议参与者打破地理疆界。思科 Cisco WebEx 视讯会议软体透过 AI 人工智慧技术,聚焦远距工作中的「沟通、互动」本质,提升团队协作的战斗力。

科技,终将回归人与人的沟通;而科技的创新选择,则由你定夺。

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